Privacy Policy

1. Algemeen

Deze privacy policy (“Privacy Policy”) regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van uw gebruik van onze Website (de “Website”) en de diensten die daarmee verband houden (gezamenlijk aangeduid als de “Diensten”). Deze verwerking wordt uitgevoerd door Cheops Technology nv/sa als verantwoordelijke voor de verwerking, met zetel te Business Park Gate 7, Prins Boudewijnlaan 7 B, 2550 Kontich – Belgium (“wij”, “ons”), ingeschreven in de KBO onder nummer 0438.846.311, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Door de privacy opt-in checkbox aan te klikken op formulieren op de website, verklaart u dat u inderdaad deze Privacy Policy gelezen heeft en hiermee instemt. U verklaart dat u begrijpt met welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt. U stemt er ook mee in dat uw voortgezet gebruik wordt begrepen als een voortgezette toestemming. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken door een verzoek te richten naar gdpr@cheops.com

Hou er rekening mee dat we zogenaamde ‘cookies’ of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de Website en/of de Diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van een toestel, en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve onze Cookie Policy te lezen.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

U hoeft ons geen persoonsgegevens te verstrekken om het grootste deel van onze Website te kunnen gebruiken. Wanneer u de Website en/of Diensten gebruikt, verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens die op u betrekking hebben:

Voor marketing doeleinden:

• naam, voornaam
• contactgegevens (zoals e-mail);
• functie

Voor het solliciteren op vacatures:

• adres en andere contactgegevens (zoals telefoonnummer) en persoonsgegevens die sollicitanten in hun CV via de website opladen

In principe verkrijgen wij de hierboven genoemde persoonsgegevens rechtstreeks van u. Wij sturen geen van de persoonlijke gegevens die u via de Website verstrekt door aan providers van social media, tenzij u hiermee instemt.

3. Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

Cheops verzamelt voormelde informatie om een beeld te krijgen van uw behoeften en u een betere service te bieden, en meer bepaald voor de volgende doeleinden:

• Om u op een gepersonaliseerde en efficiënte manier te voorzien van de informatie over producten en diensten die u aanvraagt, of om te reageren op uw (online)vragen over onze producten of diensten, hetzij via de Website, e-mail, telefoon of social media kanalen.
• Om de Diensten aan u te kunnen verstrekken en/of producten te kunnen leveren.
• Om onze producten en Diensten te verbeteren.
• Om klachten over onze producten en Diensten of met betrekking tot onze Website te onderzoeken.
• Om uw vacature in overweging te nemen, als u solliciteert.
• Voor direct marketing doeleinden, d.w.z. om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners. Hiervoor zullen wij uw voorafgaande toestemming vragen.
• Voor het uitvoeren van statistische analyses om onze Website en/of Diensten te verbeteren, of het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten.
• Om te verstrekken aan een financiële instelling of betalingsdienstaanbieder, om uw financiële instelling en de betalingsdienstaanbieder in staat te stellen aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Om over te dragen aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten als bewijs van mogelijke misdrijven of indien er gegronde verdenkingen bestaan van een onrechtmatige daad of misdrijf door u gepleegd door middel van uw registratie bij of gebruik van de Website of de Diensten.
• Om te voldoen aan de wettelijke en regelgevende verplichtingen evenals aan verplichtingen en vereisten inzake compliance.
• In het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door een derde partij, zelfs indien die derde zich buiten de EER (Europese Economische Ruimte) bevindt.
• Als en wanneer uw registratie op de Website of gebruik van de Website of Diensten kan worden beschouwd (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij, (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van de Diensten, (c) een gevaar voor de Website of Diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse paarden, spyware, malware, of enige andere vorm van kwaadaardige code, of (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is, mogen wij uw gegevens verwerken in het belang van onszelf, onze partners of derden.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verzenden uw persoonsgegevens niet op een identificeerbare manier naar derden als dit niet vereist is om de Diensten te verlenen, zonder uw uitdrukkelijke toestemming daartoe.

Wij kunnen een beroep doen op externe verwerkers om u de Website en/of Diensten aan te bieden op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zorgen ervoor dat derde verwerkers uw persoonsgegevens alleen namens ons, en op schriftelijke instructie van ons, mogen verwerken, en alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is om hun activiteiten uit te voeren. Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op de veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens, en dat zij uw persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden.

Wij kunnen geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overmaken aan andere organisaties die deze gegevens kunnen gebruiken om producten en diensten te verbeteren en de marketing, presentatie en verkoop van producten en diensten op maat te organiseren.

In het geval dat (een deel van) de activiteiten van Cheops worden verkocht of samengevoegd met een ander bedrijf, worden uw gegevens bekendgemaakt aan de adviseur van een potentiële koper en worden ze doorgegeven aan de nieuwe eigenaars van het bedrijf. In dat geval nemen wij de gepaste maatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren.

Cheops analyseert gegevens via Google Analytics. U kunt meer lezen over de verwerking van persoonsgegevens door Google op de partnerpagina en in hun Servicevoorwaarden.

5. Waar wij gegevens verwerken

Wijzelf en onze externe verwerkers zullen uw identificeerbare persoonsgegevens alleen in de EER verwerken.

Wij kunnen uw geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overdragen aan organisaties buiten de EER. Indien een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te garanderen, en dat alle rechten met betrekking tot persoonsgegevens gegarandeerd worden die u zou kunnen genieten onder toepasselijk dwingend recht.

Als er een overdracht van uw persoonsgegevens en/of geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens plaatsvindt, wordt het volgende wettelijke beschermingsmechanisme ingevoerd

6. Hoe wij gegevens verwerken

Wij zullen ons uiterste best doen om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy Policy vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat u niet langer in staat bent om de Website en/of Diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken.

Wij zullen de gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door ons personeel of personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van de aard van de verleende dienst. We bewaren je gegevens gedurende de onderstaande periode die het langst is:

• zo lang als nodig voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt.
• zo lang ze nodig zijn om onze wettelijke, contractuele en juridische verplichtingen na te leven en te voldoen aan onze commerciële operationele activiteiten.

8. Uw rechten

U heeft het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die wij over u verwerken. Verzoeken om toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.

U heeft het recht om te vragen dat alle persoonsgegevens over u die onjuist of onnauwkeurig zijn, kosteloos worden gecorrigeerd. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dient u bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd, onjuist zijn.

U heeft het recht om uw eerder gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een e-mail te sturen naar gdpr@cheops.com of door uw profiel te verwijderen (indien van toepassing).

U heeft het recht om te vragen dat persoonsgegevens met betrekking tot u worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden die in deze Privacy Policy worden uiteengezet of als u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. U dient er echter rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

In plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens indien u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heeft u het recht zich kosteloos en zonder rechtvaardiging te verzetten tegen een dergelijke verwerking.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of op basis van een contract en de verwerking met geautomatiseerde middelen gebeurt, heeft u het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, heeft u het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door ons.

Als u een verzoek wilt indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar gdpr@cheops.com In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart waaruit uw identiteit blijkt. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met onze Data Protection Manager opnemen via het e-mailadres gdpr@cheops.com. Blijft u ontevreden over ons antwoord, dan staat het u vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Ga voor meer informatie naar https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

9. Veiligheid

Cheops spant zich in om de veiligheid van uw gegevens te verzekeren. Wij hebben redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen toevallige of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. U dient er echter rekening mee te houden dat het internet een open systeem is en dat wij niet kunnen garanderen dat het voor onbevoegde derden onmogelijk is om deze maatregelen te omzeilen of uw persoonsgegevens voor ongepaste doeleinden te gebruiken.

Deze website kan links naar websites van derden bevatten. Cheops is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en is evenmin verantwoordelijk voor de normen en praktijken inzake privacy van die derde partijen. Zorg ervoor dat u het relevante privacybeleid van die derden en hun websites leest en begrijpt alvorens u hun cookies aanvaardt en hun website bezoekt om er zeker van te zijn dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd.

10. De bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht

Overeenkomstig de bepalingen van de Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector heeft Cheops een intern meldingskanaal opgezet.

Indien u in een werkgerelateerde context informatie heeft verkregen over:

• inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden,
• inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun of
• inbreuken die betrekking hebben op overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, productveiligheid en productconformiteit, veiligheid van het vervoer, bescherming van het milieu, stralingsbescherming en nucleaire veiligheid, veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn, volksgezondheid, consumentenbescherming, bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen, bestrijding van belastingfraude, sociale fraudebestrijding

kan u deze aan Cheops melden.

Meldingen kunnen -al dan niet anoniem- op volgende wijze geschieden:

• telefonisch op het telefoonnummer +32 3 880 23 53
• per e-mail naar Notifications@cheops.com

U zal binnen de zeven dagen na de dag waarop de melding werd ontvangen een ontvangstbevestiging krijgen.

Binnen de 3 maanden na de ontvangstbevestiging zal u feedback ontvangen met betrekking tot de melding.

Elke verwerking van persoonsgegevens zal gebeuren in overeenstemming met de principes van de GDPR. Alle persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding zullen onmiddellijk worden verwijderd.

Meldingen worden tot het verstrijken van de verjaringstermijn bijgehouden in het daartoe bedoelde register waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met de geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden bijgehouden zolang de contractuele relatie met de melder loopt.

11. Google Signals

Google Analytics zal gebruikersinformatie verzameld uit de diensten van Cheops associëren met informatie van de accounts van aangemelde gebruikers die ingestemd hebben met deze associatie. Het doel van de associatie is om gebruikers gepersonaliseerde advertenties te kunnen tonen.

De gebruikersinformatie wordt verzameld door ‘Google Signals’, een dienst van Google. Google Signals helpt ons om multi-platform datarapportages op te stellen op basis van de informatie van gebruikers die gepersonaliseerde advertenties hebben ingeschakeld in hun Google-accounts.

De informatie verzameld door Google Signals kan informatie zijn over de locatie, de zoekgeschiedenis en de YouTube-geschiedenis van de gebruiker, alsook data van websites die partner zijn van Google. De informatie en data worden gebruikt om gebundelde en anonieme inzichten te verkrijgen in het gedrag van gebruikers over verschillende toestellen heen.

Eindgebruikers kunnen uw data raadplegen en/of verwijderen via My Activity.  In de Privacy Policy van Google vindt u meer informatie over de data die Google verzamelt op deze website.

12. Wijzigingen aan deze policy

Cheops kan deze policy van tijd tot tijd aanpassen en bijwerken om ervoor te zorgen dat de policy weergeeft hoe wij uw persoonsgegevens op een gegeven moment verwerken. De bijgewerkte versie van deze policy wordt op dezelfde webpagina geplaatst en wordt bij publicatie onmiddellijk van kracht. Gelieve regelmatig naar deze webpagina terug te keren om er zeker van te zijn dat u altijd op de hoogte bent van de informatie die wij verzamelen en verwerken, hoe en in welke omstandigheden uw gegevens worden gebruikt en in welke gevallen wij uw gegevens met derden delen.

Versie 21 juni 2023