Met Microsoft Teams Live Events kan je een presentatie of webinar geven voor een groot publiek. Het is een handig alternatief voor een fysiek evenement terwijl het daar toch alle ingrediënten van bevat, zoals de Q&A-sessie op het einde. Hieronder ontdekt u de mogelijkheden van Teams Live Event en de manier waarop u zo’n Event organiseert.
Verschillende opties om te werken met Teams
Microsoft Teams Meetings is intussen goed gekend als een efficiënt online systeem om documenten te delen, te chatten en samen te werken met collega’s. De grote verschillen met Teams Events: Meetings is geschikt voor maximaal 250 deelnemers terwijl je een Live Event (of Livegebeurtenis) vier uur lang kan streamen voor een groot online publiek tot 10.000 deelnemers.
Waarvoor kan je Teams Live Events gebruiken?
Een Teams Live Event is niet alleen geschikt om een online evenement te organiseren of een fysiek bedrijfsevent online te streamen voor degenen die niet aanwezig kunnen zijn. Het is ook een heel efficiënte manier om bijvoorbeeld bedrijfsnieuws te verspreiden, interne opleidingen te geven of projecten en rapporten te bespreken. Bovendien is het met Microsoft Teams Live Event mogelijk om externe deelnemers uit te nodigen – niet alleen de eigen medewerkers dus
De rollen bij een Live Event
Degene die het Teams Live Event plant en beheert is de Organisator (Organizer). Die hoeft niet noodzakelijk zelf deel te nemen aan het event. De Organisator nodigt te deelnemers uit en beheert achteraf ook de rapporten.
De Producent (Producer) is de ‘host’ van het event. Hij of zij is de enige die het event kan starten en beëindigen. De Producer beheert ook de content die wordt getoond. Het is degene die instaat voor de kijkervaring van de deelnemers.
De Presentator (Presenter) maakt dan weer de content beschikbaar via apps of schermen. Hij of zij toont audio, video of een scherm en kan ook de Q&A-sessie leiden.
De Deelnemers (Attendees) zijn degenen die de live stream en eventueel de Q&A volgen. De Producer kan best alle deelnemers op stil zetten en hen verzoeken om de Q&A te gebruiken om vragen te stellen.
Een Teams Live Event organiseren
Een Live Event is heel eenvoudig in te plannen via de Teams agenda. U klikt daar in de rechterbovenhoek op Nieuwe Meeting en selecteert dan Live Event. Vervolgens vult u de details in: een duidelijke titel, een begin- en einduur en eventueel extra informatie. U kunt ook de vereiste mensen of groepen uitnodigen en de rollen van presentator of producer aan bepaalde mensen toewijzen. Doet u dat niet, dan is de organisator standaard ook producer en presentator.
Tips voor de Producent en Presentator van het Live Event
Als producent of presentator is het aan te raden om al iets eerder dan voorzien naar het Live Event te gaan. Zo is het gemakkelijker om de content goed te organiseren. De Producer krijgt twee vensters te zien: links staat de wachtrij met content die u kunt voorbereiden en rechts staat het venster dat de presentator en de deelnemers zien.
Door te klikken op ‘live verzenden’ (Send Live) gaat de content van de wachtrij naar het publieke scherm. Klik dan op ‘Publiceren’ en bevestig, zodat alle deelnemers de content te zien krijgen. Om de presentatie persoonlijker te maken, kan de presentator zijn of haar webcambeelden toevoegen aan de livestream.
Via de Q&A-knop in het menu ziet de presentator alle vragen die het publiek heeft geschreven. Een vraag kan je negeren (dismiss) of publiceren. Alleen gepubliceerde vragen worden zichtbaar voor alle deelnemers. Via de tab Notities (Notes) opent de presentator een venstertje om notities te maken die ook na afloop van het Live Event beschikbaar zijn.
Na afloop van het Live Event: opnames en transcripts
Nadat het Live Event is beëindigd, kunnen de presentator, de organisator en de producer de opnames, transcripts, notities en Q&A downloaden via de Teams agenda. Dat gebeurt door te klikken op het afgelopen Live Event in de agenda. Het is ook mogelijk om alles beschikbaar te maken voor de deelnemers.
Vragen over de mogelijkheden van Teams voor uw organisatie?
Cheops helpt u graag.